Efisiensi Waktu Selama WFH – Dalam menjalani remote working selama pandemi, seringkali karyawan terjebak dalam ilusi “saya punya banyak waktu dalam sehari” dibanding saat bekerja di kantor. Ilusi bekerja di rumah membuat karyawan merasa memiliki 24 jam waktu kerja dan bisa melakukan pekerjaannya kapan saja ia mau.
Namun, layaknya hirarki kebutuhan manusia yang dicetuskan oleh Abraham Maslow, sebagai manusia pun karyawan Anda punya kegiatan lain untuk memenuhi kebutuhan primer dan sekunder karyawan yang lain selain bekerja.
Tidak lupa juga distraksi-distraksi lainnya yang akan memakan waktu 24 jam yang Anda miliki. Ilusi ini bisa membuat ritme kerja karyawan Anda semakin terganggu, dan mempengaruhi kualitas kinerja karyawan Anda. Bersama Riliv, mari mengatasi hal ini dengan mempelajari efisiensi waktu selama WFH sebelum terlambat!
Mengapa efisiensi waktu selama WFH sangat penting? Bukannya WFH berarti bisa lebih santai?
Mungkin pemikiran itu masih terlintas dalam benak orang-orang sampai sekarang. Bekerja di rumah berarti karyawan bisa lebih fleksibel, malas-malasan, dan bagi full-timer, karyawan Anda bisa merasakan sensasi freelancer. Terutama bila sebagai atasan, Anda memberi kendali pembagian jam kerja kepada Anda.
Namun, seperti yang telah dibahas sebelumnya, tanpa disadari waktu akan terus berlalu dalam sehari. Bekerja di rumah berarti karyawan harus membagi waktu bekerja dengan waktu mengurus rumah.
Dua kali lebih sulit lagi bila karyawan Anda telah berkeluarga. Tanpa metode efisiensi kerja yang baik, karyawan akan sulit memisahkan waktu bekerja, dan waktu di rumah.
Mencampurkan kedua hal tersebut secara sembarangan dapat membuat karyawan Anda mudah jenuh dengan keadaan di rumah, hingga stres berkepanjangan. Pengelolaan waktu menjadi tantang besar untuk karyawan. Jika salah mengelolanya, produktivitas karyawan jadi taruhannya.
Maka dari itu, efisiensi waktu sangat penting bagi karyawan Anda untuk mencapai work life balance dan bisa bertahan di masa sulit ini. Efisiensi ini harus dibarengi dengan time management skill yang baik pula.
Efisiensi waktu dalam pekerjaan selalu dimulai dari hal-hal kecil. Tujuannya, supaya apa yang karyawan Anda lakukan ini menjadi kebiasaan. Mempelajari skill baru dari hal-hal kecil juga tidak membuat karyawan Anda kaget, dan akan lebih mudah beradaptasi.
Jangan berharap efisiensi waktu dalam pekerjaan dapat terjadi begitu saja dalam semalam, apalagi bila karyawan Anda langsung menerapkan efisiensi waktu dalam rutinitas dari pagi hingga malam; mulailah dari hal yang kecil.
Miskonsepsi efisiensi waktu selama WFH: “akan lebih baik kalau saya multitasking“
Dalam banyak artikel dan jurnal mengenai work life balance, pola pikir tersebut sudah sering di-debunk. Multitasking bukanlah jawaban atau solusi dari efisiensi waktu, khususnya selama WFH.
Dengan mengerjakan banyak hal dalam waktu yang bersamaan, karyawan Anda akan memiliki ilusi ‘hemat waktu’ dan ‘produktif’.
Seringkali karyawan memuja gaya bekerja yang multitask karena merasa sibuk, hectic dan memacu adrenalin untuk menyelesaikan dua atau lebih pekerjaan yang ia pegang dalam kurun waktu yang bersamaan. Namun, multitasking berpengaruh besar dalam kualitas pekerjaan.
Menurut Earl K. Miller, seorang profesor neurosains dari Picower Institute for Learning and Memory di Massachusetts Institute of Technology, secara biologis, manusia tidak bisa bekerja efektif dan efisien bila multitasking.
Manusia memiliki jumlah cognitive bandwidth (jumlah dari ingatan dan pikiran yang dapat ditampung oleh pikiran kita dalam kurun waktu tertentu) yang terbatas.
Bagi karyawan yang sudah kecanduan dengan multitasking, bisa jadi pikiran mereka akan mulai menciptakan delusi bahwa karyawan Anda mampu dan memiliki kapasitas cognitive bandwidth yang lebih besar (bahkan berkembang seiring memaksakan diri untuk multitasking), namun delusi tersebut tidak sehat bagi diri karyawan Anda, maupun bagi kualitas pekerjaan.
Sebab sesungguhnya, otak mereka sedang dipaksa bekerja lebih keras dari seharusnya, dan kesalahan serta kelalaian yang karyawan Anda ciptakan dalam pekerjaan akan semakin banyak. Waktu mereka pun akan habis untuk menangani error yang telah terjadi.
Maka, jika karyawan Anda sudah terbiasa dan sudah terikat dengan gaya hidup multitasking, karyawan bisa secara bertahap kembali ke ritme kerja monotasking.
Anda bisa membantu karyawan mengatur interval kerja dengan metode Pomodoro, supaya karyawan bisa mengetahui takaran waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan satu tugas secara efisien, dan bisa berlanjut ke tugas berikutnya dengan sisa waktu yang sangat cukup.
Efisiensi waktu dalam pekerjaan harus dimulai dari skala prioritas yang baik!
MIT atau Most Important Task tentunya bukan lagi hal yang asing bagi banyak orang. Secara logika, tentu saja skala prioritas diciptakan untuk menentukan pekerjaan apa yang bisa Anda kerjakan terlebih dahulu.
Namun seringkali, menentukan prioritas tidak berarti orang tersebut mencurahkan dan membagi energi serta waktu yang ia punya kepada MIT yang ia miliki.
Seringkali, seseorang mudah merasakan stres, keteteran dan mudah lelah karena mencurahkan energi serta waktunya pada pekerjaan dengan skala prioritas terkecil.
Pekerjaan dalam skala prioritas tertinggi tidak hanya harus dilakukan lebih dulu, namun juga harus dilihat dari investasi waktu dan tenaga yang akan karyawan Anda curahkan untuk pekerjaan tersebut.
Menentukan prioritas kerja tidak hanya dilakukan berdasarkan tenggat waktu. Maka, efisiensi waktu selama WFH dapat dilakukan bila karyawan Anda telah menentukan dan menyusun skala prioritas dengan lebih maksimal. Masa pandemi ini adalah saat yang tepat untuk menemukan MIT-nya.
Dalam sehari, karyawan Anda bisa memilih satu sampai tiga MIT Anda selama 24 jam. Dari situlah mereka bisa mulai mempraktekkan efisiensi waktu yang diinginkan.
Mengoptimalkan efisiensi waktu juga bisa dilakukan dengan metode deep work. Tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dengan santai, fun, dan ringan.
Pekerjaan-pekerjaan dengan tingkat konsentrasi dan investasi waktu yang tinggi sudah pasti menjadi salah satu dari beberapa MIT-nya. Maka, sisihkanlah waktu dan tenaga karyawan dalam deep work.
Sangat wajar bila karyawan merasa jenuh dan bosan dengan deep work. Itulah mengapa pekerjaan dengan intensitas tinggi tidak selamanya bisa karyawan Anda kerjakan secara kontinu tanpa memikirkan kesehatan fisik dan mentalnya sendiri.
Namun, selama melakukan deep work mereka bisa mengefisiensikan pekerjaan dengan memilih satu kurun waktu saat karyawan mencurahkan seluruh waktu dalam MIT-nya.
Misalnya, karyawan Anda hanya melakukan deep work pada MIT pilihan minggu ini pada pagi hari. Sisanya, mereka bisa mengerjakan pekerjaan berprioritas rendah dengan santai.
Coba metode to-do list satu ini: Eisenhower Matrix!
Metode to-do list berbentuk checklist mungkin sudah tidak lagi manjur bagi karyawan.
Karyawan Anda yang memiliki kontrol penuh terhadap checklist yang disusun tersebut dan akan sangat mudah untuk mangkir dari checklist pribadinya. Terutama di tengah WFH yang mengaburkan batas antara waktu bekerja dan waktu pribadi di rumah.
Maka, Anda bisa mencoba mengajak mereka membuat to-do list dengan diagram Eisenhower seperti bawah ini:
Diagram Eisenhower dapat membantu karyawanmenempatkan prioritas dari pekerjaandalam empat kuadran; yang mana yang urgent dan harus dilakukan, yang mana yang penting namun tidak urgent, yang mana yang bisa Anda delegasikan ke orang lain karena urgent namun tidak penting untuk diri Anda, dan yang mana yang benar-benar bisa disingkirkan karena tidak urgent dan tidak penting sama sekali.
Dengan menekankan batas-batas yang jelas satu sama lain, karyawan Anda pun akan lebih menganggap serius gaya hidup ini dan terpacu untuk efisien dalam menjalani WFH.
***
Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:
- Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk konsultasi psikologi online
- Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan performa maksimal dari karyawan Anda
- Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, kontak Taya – 0895-6097-98517 atau Indra 0857-8587-5736 untuk informasi lebih lengkap tentang motivasi karyawan dan peningkatan produktivitas karyawan.
Sumber:
- https://www.activecampaign.com/blog/habits-of-highly-productive-people
- https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work
Ditulis oleh: Rachel Emmanuella
Baca juga:
WFH Tetap Nyaman: Sebagai Atasan, Coba 5 Tips Ini!
