Efisiensi Dalam Bekerja – Pernah nggak sih setiap hari kalender dipenuhi dengan jadwal meeting berjam-jam tapi nggak ada pembahasan yang jelas? Nah, sebenarnya itu salah satu tanda bahwa tidak ada efisiensi dalam memanfaatkan waktu dalam bekerja.
Perlu diingat bahwa efisien berarti input yang diberikan lebih sedikit dibanding output yang dihasilkan. Setiap karyawan harus memerhatikan jumlah waktu, beban pekerjaan, alat yang digunakan untuk bisa menghasilkan pekerjaan dengan jumlah yang tepat dan berkualitas.
Tempat kerja produktif datang dari kinerja tim yang solid dan efisien. Lalu apa aja sih ciri-ciri tim dengan efisiensi dalam bekerja?
1. Efisiensi dalam bekerja bisa diawali dengan pemimpin yang cekatan
Pemimpin adalah kunci utama untuk bisa membangun tim yang utuh dan terarah. Setiap divisi harus dipastikan memiliki pemimpin dengan kualitas kerja yang baik.
Untuk menjaga tim bekerja dengan efisien, pemimpin harus bisa cekatan terhadap masalah yang terjadi, memiliki kemampuan analisis masalah yang kompleks, dan mampu berkomunikasi dengan anggota timnya. Pertanyaannya, sudahkah kamu sebagai HR menempatkan pemimpin divisi yang cekatan?
2. Memiliki pembagian tugas yang jelas
Tugas yang jelas adalah penting untuk mengetahui beban kerja yang dimiliki seseorang dan membangun sinergi dalam tim. Gunakan matriks Eisenhower untuk membantu setiap orang ketika membagi tugas dan menyusun skala prioritas pekerjaannya.
Setiap karyawan harus mampu untuk menyusun kuadrannya masing-masing dan menentukan prioritas pekerjaan. Tentunya ini akan membantu setiap anggota dalam tim untuk bekerja lebih efisien dan menyatukan role setiap orang dengan tepat.
3. Meeting Saat Butuh
Penelitian menunjukkan bahwa setiap harinya 1 tim menghabiskan waktu 31 jam untuk meeting yang tidak produktif. Hal ini jelas tidak menggunakan waktu dengan efisien. Rapat yang betubi-tubi bisa dipotong hanya dengan pesan keterangan yang jelas melalui tools digital seperti E-mail, Slack, atau alat lainnya.
Meeting yang singkat akan membuat diskusi jauh lebih padat, tepat sasaran, dan memiliki struktur waktu yang jelas. Hal ini tentu saja akan membuat setiap anggota tim efisien dalam bekerja dan hanya melakukan meeting saat diperlukan saja. Waktu paling lama untuk melakukan meeting adalah 30 menit, kecuali untuk masalah pekerjaan dengan beban kerja yang tinggi dalam tim. Waktu yang lama akan mengurangi fokus karyawan dan membuat karyawan merasa kelelahan.
Jika karyawan mulai lelah dan tidak efisien dalam bekerja, maka diperlukan bantuan khusus untuk meningkatkan efisiensinya.
Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:
- Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk konsultasi psikologi online
- Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan performa maksimal dari karyawan Anda
- Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, kontak Taya – 0895-6097-98517 atau Indra 0857-8587-5736 untuk informasi lebih lengkap tentang motivasi karyawan dan peningkatan produktivitas karyawan.
Referensi
- Management Study Guide. (2020). Workplace Efficiency – Being Efficient at Workplace.
- Hubworks. (2020). Everything You Need to Know About Work Efficiency
- Jong, D., Chen, S. C., Ruangkanjanases, A., & Chang, Y. H. (2021). The Impact of Social Media Usage on Work Efficiency: The Perspectives of Media Synchronicity and Gratifications. Frontiers in Psychology, 3165.
Ditulis oleh Sarah Saragih
Baca Juga:
5 Cara Hadapi Karyawan Tidak Efisien, Pekerjaan Selesai!
