Berkomunikasi di tempat kerja – Salah satu kunci kesuksesan efektivitas dan efisiensi kerja adalah komunikasi kerja.
Komunikasi kerja bukan hanya membantu membangun interpersonal, tetapi juga penyampaian tugas dan peningkatan kinerja karyawan.
Sayangnya, banyak yang menyepelekan cara berkomunikasi di tempat kerja yang efektif.
Anda sebagai HR maupun manajer tidak bisa membiarkan komunikasi kerja berjalan apa adanya. Anda bisa mengevaluasi lalu menawarkan cara berkomunikasi terbaik di tempat kerja untuk seluruh karyawan Anda.
Atau Anda bisa memulai dari tim kecil Anda dan lihat perbedaannya.
Riliv for Company sebagai penyedia solusi kelas komunikasi kerja yang baik akan memberikan bocoran 5 cara berkomunikasi yang efektif dan efisien.
Buat komunikasi ringkas tetapi jelas dengan tujuan yang bisa dipahami
Mudah untuk bicara bertele-tele. Namun menjelaskan secara singkat tetapi padat membutuhkan seni komunikasi efektif.
Gunakan bahasa yang tepat sasaran, to the point, dan tidak menerka-nerka. Ini artinya Anda membantu tim atau karyawan Anda untuk menangkap maksud yang sama dengan maksud Anda.
Anda tidak bisa menceritakan perumpamaan yang cukup panjang untuk sebuah KPI yang sifatnya objektif. Anda harus tegas menentukan apa yang menjadi target atau tujuan dan memastikan pemahaman karyawan sama dengan Anda.
Menurut Karen Friedman (penulis buku Shut Up And Say Something: Business Communication Strategies to Overcome Challenges and Influence Listeners), dalam berkomunikasi tentang pekerjaan pun, sangat baik bila kita langsung menuju kepada inti dari percakapan: apa yang kita butuhkan dari rekan kerja kita?
Ingat, dalam bekerja, butuh kerja sama. Jangan sampai berbicara layaknya dunia hanya berputar di Anda.
Tidak hanya berbicara, tetapi berlatih mendengarkan
Photo by Emma Dau on Unsplash
Tidak jarang, seseorang tidak bisa menjalankan kehidupan sosial yang baik karena kurang empatis dan fokus dengan diri serta prinsip sendiri saja.
Jika sering berbicara tanpa mendengarkan, tanpa sadar mungkin muncul stagnansi dalam perkembangan karir Anda.
Tidak ada ide fresh maupun inovasi menarik dari karyawan Anda. Semua hanya karena Anda tidak mendengar, sengaja maupun tidak.
Anda bisa belajar untuk mendahulukan sifat ‘mendengar‘ dibanding beropini. Jadilah observer yang terbuka dan mendengarkan masukan dari orang di sekitar sebelum Anda berpendapat.
Jangan lupa, Anda juga bisa menjadi kritis, namun tentu dengan tetap mendengarkan mereka terlebih dahulu.
Tips mudah? Coba tanyakan mereka sebuah pertanyaan terbuka seperti “Bagaimana pendapatmu tentang X?”
Coba dengarkan, lalu rangkum jawaban mereka. Anda tidak harus mengiyakan atau menolak, cukup memahami apa yang mereka pikirkan tentang konten tersebut.
Apresiasi menjadi wajib untuk berkomunikasi di tempat kerja
Pemimpin yang mendengarkan dan berempati akan jauh lebih dihormati daripada pemimpin yang sekadar menyuruh dan pandai bicara.
Jangan lupa untuk memberikan apresiasi: “Terima kasih untuk idenya, akan saya pertimbangkan. Saya sangat menghargai respon Anda.”
Sekali lagi, Anda tidak perlu menyalahkan atau membenarkan pendapat karyawan Anda. Opini, cerita, curhat, dan segala macam yang dikomunikasikan kepada Anda mungkin membutuhkan kemampuan untuk mengeluarkannya.
Sehingga Anda bisa membantu mereka merasa didengar dengan mengapresiasinya.
Sama seperti diri kita yang merasa termotivasi ketika diapresiasi kerja kerasnya, Anda pun bisa mulai ‘memberi’ dengan mengapresiasi hal-hal sederhana yang dilakukan oleh rekan kerja Anda: ide yang membantu, masukan yang membangun, hasil kerja yang rapih dan tepat waktu.
Belajar memberi penolakan atau ketidaksetujuan dengan sopan dan tepat
Banyak yang menganggap ‘menolak’ adalah bentuk ketidaksopanan yang perlu dihindari. Padahal, pengambilan keputusan tentu membutuhkan diskusi yang dinamis.
Hal ini dikarenakan kita umumnya belum belajar untuk menerima atau memberi ketidaksetujuan.
Selalu awali dengan apresiasi, kemudian ungkapkan ketidaksetujuan berdasarkan data dan opini yang relevan.
Jangan hanya karena Anda tidak mau, tetapi tidak memiliki bukti atau data yang mendukung.
Dibanding membatasi kemampuan tim dan perusahaan Anda dengan orang-orang yang selalu sepakat akan ide satu sama lain, sangat baik untuk menunjukkan ketidaksetujuan dan terbuka akan diskusi yang sehat dalam tim.
Jangan lupa untuk selalu memberi kesempatan berbicara dan mendengarkan opini mereka, meskipun berseberangan.
Tentukan informasi yang perlu disampaikan secara personal
Sama seperti menyatakan pujian dan ketidaksetujuan secara personal dan tidak bertele-tele, Karen Friedman pun menyarankan pembacanya untuk menyampaikan berita buruk secara lugas dan personal pula.
Rasanya pasti sangat berat untuk menyampaikan berita penurunan gaji, pemecatan, teguran dari penurunan kinerja, atau masukan yang dirasa akan menurunkan semangat dari rekan atau bawahan Anda.
Namun, dibanding harus diwakilkan oleh orang lain (yang memiliki kekurangan dalam penyampaian dan sangat mungkin untuk melewatkan poin penting yang ingin Anda sampaikan), Anda bisa melakukannya sendiri. Cara ini akan berdampak baik dalam jangka panjang.
Photo by AllGo – An App For Plus Size People on Unsplash
Jika Anda ingin meningkatkan kualitas dan motivasi karyawan, Anda bisa melatih mereka untuk berkomunikasi secara efektif melalui workshop, webinar, atau kelas kecil untuk karyawan Anda.
Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:
- Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk konsultasi psikologi online
- Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan performa maksimal dari karyawan Anda
- Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, kontak Taya – 0895-6097-98517 atau Indra 0857-8587-5736 untuk informasi lebih lengkap tentang motivasi karyawan dan peningkatan produktivitas karyawan.
Disadur dari:
- https://www.forbes.com/sites/susanadams/2013/11/19/how-to-communicate-effectively-at-work-3/#d6b347b589f2
- https://www.thebalancecareers.com/improving-your-communication-skills-at-work-2275766
Ditulis oleh Rachel Emmanuella.
Baca juga:
7 Cara Mencegah Burnout Karyawan Work From Home
