Keharusan untuk menjadi lebih terorganisir pasti sudah digaungkan di mana-mana sejak pertama kali Anda menginjakkan kaki di dunia pekerjaan. Bibit-bibitnya pun telah ditanamkan sejak Anda berada di bangku pendidikan formal; keharusan untuk mengorganisir pekerjaan, bekerja teratur dan apik selalu dikaitkan dengan pekerjaan yang lebih tepat waktu, rapih, maksimal, dan berpotensi besar untuk meningkatkan reputasi Anda sebagai karyawan yang dapat diandalkan.
Namun, dengan seringnya kata ‘terorganisir’ didengar di seminar dan training manapun, kami memahami bahwa belum tentu hal itu menjadi ringan secara otomatis. Seringkali, karyawan masih menghadapi rintangan untuk menjadi pribadi yang konsisten dan mempertahankan gaya hidup terorganisir secara berkelanjutan.
Namun, Anda tidak perlu cemas. Bersama Riliv, mari membahas poin-poin penting untuk mengorganisir pekerjaan Anda untuk karir yang maksimal!
Pentingnya mulai mengorganisir diri sebelum mengorganisir pekerjaan
Photo by Vadim Sherbakov on Unsplash
Anda mungkin membaca artikel ini dengan harapan mendapatkan tips untuk memaksimalkan pekerjaan yang lebih terorganisir. Namun, sebelum memasuki tips-tips tersebut, sangat baik bila kita memulai gaya hidup terorganisir dari diri kita sendiri; hal terdekat pada Anda di lingkungan kerja.
Pekerjaan yang terorganisir dapat diraih oleh orang-orang yang terorganisir dari dirinya sendiri. Inilah saat yang paling tepat bagi Anda untuk mempelajari time management skill dan mengaplikasikannya dalam kehidupan sehari-hari.
Misalnya, meski selama ini Anda sudah merasa bangun tepat waktu dan tidak pernah terlambat ke kantor, namun bisa saja Anda melakukan segalanya dengan tergesa-gesa dan selalu mengisi presensi kantor beberapa menit sebelum terlambat.
Anda bisa mulai meninggalkan gaya hidup mepet tersebut dan selalu sisakan 10-15 menit dari setiap agenda Anda dan perlahan meninggalkan gaya hidup yang tergesa-gesa.
Anda bisa mulai membuat jadwal dari bangun pagi hingga pulang kantor. Meninggalkan gaya hidup tergesa-gesa juga bisa membantu Anda mengurangi dampak kecemasan.
Anda juga bisa mencoba metode 80/20 atau menyiapkan to-do list untuk menjaga pekerjaan tetap pada jadwal.
Selain memiliki gaya hidup dan jadwal yang terorganisir, Anda juga harus menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir. Dengan kata lain, mulailah ciptakan area kerja yang terorganisir.
Anda bisa memulai dari meja kerja Anda. Mungkin saja, selama ini Anda terlalu sibuk mengolah dan mengerjakan tugas yang masuk, terlalu sibuk mengerjakan semuanya hingga lupa merapihkan meja kerja Anda; tempat dan ruang yang Anda tempati setiap hari.
Mulai kelompokkan letak berkas-berkas Anda, alat tulis, serta barang-barang lain yang ada di meja, hingga Anda bisa melihat meja bersih dan teratur.
Bila Anda telah memiliki meja yang rapih, Anda juga bisa mendekorasi dan membuat meja Anda menjadi tempat ternyaman Anda untuk bekerja. Tidak lupa juga untuk menyediakan to-do list, kalender, dan hal-hal lain yang dapat membantu Anda mengorganisir pekerjaan.
Setelah itu, Anda bisa mulai mengaplikasikannya pada pekerjaan Anda!
Perjalanan Anda untuk memiliki pekerjaan yang terorganisir akan jauh lebih mudah setelah mengaplikasikan tips-tips self-organizing yang ada pada poin sebelumnya.
Mulai dari sini, Anda hanya harus menentukan tools yang tepat untuk mengorganisir pekerjaan Anda, dan menentukan pola apa yang paling tepat dan sesuai dengan gaya hidup, jadwal, dan profesi Anda saat ini.
Anda bisa memulai satu per satu dengan mengorganisir email yang masuk ke inbox Anda, terutama email khusus bisnis.
Anda dapat menggunakan fitur starred untuk membintangi email-email bisnis yang memiliki prioritas tinggi, dan menandai agenda Anda untuk urutan membalas dan mengerjakan pekerjaan yang Anda terima melalui email tersebut.
Tidak sedikit juga karyawan yang memiliki desktop yang berantakan dengan aplikasi dan pintasan dari folder dan file yang berbeda-beda. Bahkan masih menyimpan file pekerjaan yang sudah beres berbulan-bulan lalu sebagai pintasan, dengan alasan “siapa tahu masih dibutuhkan lagi ke depannya”.
Hal tersebut bisa Anda siasati dengan merapihkan file-file Anda di desktop dengan membuat folder baru menggunakan judul yang jelas, untuk mengingatkan Anda bahwa folder tersebut mengandung arsip dari pekerjaan yang mungkin dibutuhkan nanti.
Dibanding membiarkan file Anda tersebar secara berantakan di desktop, layar yang rapih terbukti dapat memaksimalkan pekerjaan Anda, mempersingkat waktu, dan membantu Anda menjadi orang yang lebih terorganisir.
Jangan lupa menamai folder-folder Anda dengan nama yang jelas, sesuai, dan tidak asal-asalan. Hal ini penting supaya terhindar dari potensi terhapus di saat Anda sedang hectic. Menuliskan tanggal pembuatan atau tanggal project di akhir folder juga sangat bermanfaat untuk mengorganisasi folder-folder Anda.
Anda juga dapat menyiasati folder-folder dengan tingkat prioritas penting dan menyimpannya dalam arsip online yang terintegrasi dengan email bisnis Anda. Hal ini tentu sangat membantu Anda untuk mengirimkan dan mengamankan file-file yang berpotensi sering dioper ke divisi lain, atau kepada kolega Anda.
Photo by Norbert Levajsics on Unsplash
Untuk Anda yang berprofesi sebagai karyawan yang terintegrasi dengan sistem online, tips-tips di atas sangat krusial dan tidak boleh disepelekan. Sebab, desktop Anda adalah meja virtual Anda yang memuat berbagai riwayat, file, dan keperluan-keperluan seputar pekerjaan Anda.
Perkembangan teknologi dan jaman tentu akan membuat semakin banyak sektor pekerjaan memiliki sistem yang terintegrasi oleh komputer dan big cloud data. Maka, bila meja Anda sudah bebas dari kertas-kertas yang berserakan, kerapihan desktop dan email Anda di era paperless tentu menjadi prioritas lain yang harus Anda perhatikan dengan baik.
***
Menjadi karyawan yang terorganisir tentu merupakan impian semua orang, di tengah hecticnya pekerjaan. Akan sangat baik bila Anda mengonsultasikan keinginan Anda untuk berkembang dan lebih skilled kepada konselor yang mumpuni di bidangnya.
Jangan sampai Anda memendam kebingungan Anda dan menumpuknya menjadi kecemasan dan rasa ketidakberdayaan.
Bila hal itu sudah Anda rasakan, sangat baik bila perusahaan Anda didampingi oleh tenaga profesional dalam menjaga kesejahteraan mental dalam lingkungan kerja. Maka dari itu, Riliv memperkenalkan Riliv for Company yang memiliki program kerjasama sebagai berikut:
- Konseling mudah dengan psikolog profesional, langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu
- 300+ meditasi beserta panduan mudah yang bisa digunakan sesuai dengan kondisi mental, hanya 10 menit saja untuk mendapat ketenangan
- Mood tracker yang bisa diakses oleh HR atau tim yang bertanggung jawab atas karyawan, sehingga bisa dengan mudah memahami bagaimana kemajuan kesehatan mental karyawan setelah konseling atau meditasi secara rutin
- Cerita dan musik pengantar tidur yang bisa memastikan karyawan Anda beristirahat dengan cukup dan berkualitas
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Rahasia terjamin! Siapapun bisa menggunakan Riliv for Company tanpa harus ketahuan sedang konseling
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, Anda bisa klik di sini untuk menghubungi kami.
Cukup 10 menit per hari, Anda bisa berpikir jernih dan terus menjadi pemimpin prima bagi karyawan Anda di masa sulit ini.
Disadur dari:
- https://www.thebalancecareers.com/organize-everything-in-your-work-life-2276035
- https://www.themuse.com/advice/whats-in-a-name-why-naming-organizing-your-files-actually-matters
