Disunting oleh Adismara Putri Pradiri, S.Psi., kandidat psikolog klinis.
Waktu Meeting Paling Tepat – Mengadakan meeting penting bagi sebuah tim untuk bisa mengecek progres. Namun, terkadang terlalu sering meeting malah bikin tidak produktif.
Lalu, kapan sih waktu meeting paling pas yang bisa memboosting produktivitas karyawan? Artikel Riliv kali ini ditulis untuk menjabarkan waktu meeting paling tepat! Yuk, baca!
Apa Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Bekerja?
Utamanya ada 3 faktor yang mempengaruhi produktivitas seseorang yakni energi mental, motivasi internal, dan motivasi eksternal.
Ketika 3 faktor di atas tidak ada, bukan tidak mungkin jika karyawan menjadi lebih down dan tidak bersemangat.
Hal ini dikarenakan pekerjaan bukanlah satu-satunya prioritas; masih ada pekerjaan lain seperti merawat keluarga atau pun me-time.
Hal inilah mengapa selain memiliki waktu meeting paling tepat, karyawan juga bisa membiasakan meditasi mindfulness untuk mendapatkan me-time yang cukup.
Meditasi juga bisa membantu karyawan untuk lebih tenang dan fokus dalam bekerja, lo.
5 Waktu Meeting paling Tepat untuk Bekerja
1. Pagi hari (jam 9 – 10 pagi)
Mendengar adanya jadwal meeting pagi hari pasti reaksimu sedikit pesimis. Pasalnya, memang bila meeting diadakan pada pagi hari, kebanyakan karyawan bisa saja masih mengantuk. Bahkan mereka perlu mempersiapkannya sehari sebelumnya.
Bayangkan kalau misalkan meetingnya pada pagi di hari Senin. Itu berarti mereka harus mempersiapkannya pada hari Jum’at pekan sebelumnya atau bahkan pada saat weekend. Pagi hari adalah waktu meeting paling tepat hanya untuk meeting yang cepat untuk sekedar cek progres.
2. Pagi menuju siang (jam 10 – 12 siang) adalah waktu meeting paling tepat!
Waktu meeting paling cocok yang kedua adalah pagi menuju siang atau sekitar jam 10 hingga jam 12. Pada jam-jam seperti ini para karyawan sudah beres dengan aktivitas persiapan kerja seperti cek email, membersihkan meja, mengecek pekerjaan, dll.
Karena diadakan pada jam menuju makan siang, karyawan juga akan menggunakan waktu ini sebaik-baiknya karena tidak ingin terlambat makan siang. Jam ini juga tepat karena karyawan bisa siap-siap dulu sebelum meeting dilaksanakan.
3. Lunch time (jam 12 – 1 siang)
Apakah lunch time adalah waktu meeting paling tepat? Tentu bukan. Namun, tidak menutup kemungkinan sebuah meeting memang diadakan pada waktu makan siang. Dengan ini, sebaiknya para manajer menyiapkan cemilan agar bisa disantap selagi meeting. Tidak perlu makanan berat, makanan ringan sudah cukup untuk mengganjal perut.
4. Siang menuju sore (jam 1 – 4 sore) merupakan waktu meeting paling tepat!
Waktu meeting paling pas selanjutnya adalah jam 1 siang hingga jam 4 sore. Tidak tepat jam 1 siang sebenarnya karena pada jam tersebut para karyawan biasanya masih begah dari makan siangnya.
Jam setengah 2 siang adalah waktu yang tepat untuk bisa mengadakan meeting. Waktu meeting siang menuju sore memiliki keefektifan dengan waktu meeting menuju makan siang. Bila meeting sebelum siang menjadi efektif karena tidak ingin melewatkan waktu makan, meeting hingga jam 4 sore juga sama efektifnya karena tidak ingin terlambat pulang.
5. Sore (jam 4 – 5 sore)
Waktu meeting yang biasa dilaksanakan selanjutnya adalah jam 4 hingga 5 sore. Apakah ini termasuk waktu meeting yang tepat? Tentu bukan karena pada jam-jam ini perhatian karyawan sudah teralihkan pada bagaimana mereka bisa menyelesaikan pekerjaan yang sedang mereka tangani.
Sebaiknya hindari waktu meeting sore hari karena energi karyawan para karyawan pun sudah tinggal sisanya. Bila dipaksakan, yang ada tidak akan efektif. Mereka hanya akan sibuk melihat detik jam dinding menantikan waktu pulang.
Kesimpulan
Dari 5 waktu meeting yang telah diuraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa waktu meeting paling tepat adalah jam 10 hingga jam 12 siang dan jam 2 hingga jam 4 sore. Perhatian para karyawan terhadap apa yang mereka kerjakan sedang tinggi-tingginya pada jam-jem tersebut. Sebaiknya hindari waktu meeting pagi hari, pas makan siang, dan sore.
Meski kini Anda telah mengetahui waktu meeting paling tepat, tidak menutup kemungkinan masih ada karyawan yang merasa lelah dan mengantuk di jam-jam tersebut. Bisa jadi Ia mengalami insomnia atau mungkin stress. Berikan bantuan assessment kesehatan mental dengan menggunakan layanan Riliv for Company.
Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:
- Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk konsultasi psikologi online
- Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan performa maksimal dari karyawan Anda
- Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, kontak Indra 0857-8587-5736 untuk informasi lebih lengkap tentang motivasi karyawan dan peningkatan produktivitas karyawan.
Referensi:
- deBara, Deanna. (2021). What is The Most Productive Time to Schedule A Meeting? Hourly.io
- Schwartz, Molly. Best Times for Meetings. Kabbage.com
- High Gear. The Psychology of Productivity. Highgear.com.
