Workload Mangement – Apa itu workload management?
Beberapa waktu lalu Riliv telah mengupas tuntas mengenai pentingnya time management skill dan manfaatnya bagi karir. Kini, ada satu skill lagi yang wajib diketahui. Topik ini sebenarnya juga menjadi salah hal yang penting dipahami HRD karena menjadi bagian dari tugas HRD.
Apa itu workload management?
Kita dapat memahami frase ini dari terjemahan secara harfiahnya. Bila diterjemahkan, hal ini berarti “manajemen beban kerja” yang berarti, skill ini dapat digunakan untuk mengatur gaya kerja dalam menghadapi beban kerja. Terlihat sederhana, tapi ini punya dampak besar pada kesejahteraan karyawan Anda.
Secara definisi, workload management merupakan ungkapan yang mengacu kepada penyelesaian pekerjaan (workload) dengan memanfaatkan skill dan kemampuan semaksimal mungkin untuk mencapai hasil pekerjaan semaksimal mungkin dan dengan kualitas setinggi mungkin.
Singkat kata, workload management adalah keadaan di mana karyawan memaksimalkan potensi kita demi hasil pekerjaan yang maksimal.
Sementara menurut Debbie Rosemont, seorang konsultan produktivitas dari Simply Placed, workload management adalah keadaan di mana seorang karyawan memiliki sistem yang tepat, untuk memastikan bahwa tim atau individu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dengan prioritas tinggi dengan efektif dan efisien.
Ia juga menambahkan bahwa sistem (tersebut) dapat membantu karyawan untuk mengeluarkan performa terbaiknya dan mendapat outcome terbaik pula.
Memiliki kemampuan workload management menunjukkan bahwa karyawan bekerja dengan maksimal dan efisien. Workload management juga berbicara mengenai flow of work dibanding berfokus pada gaya bekerja yang tradisional, yang berarti dapat membantu karyawan dalam mengikuti perkembangan gaya bekerja yang bergerak dinamis dalam era teknologi ini.
“Dari mana saya harus memulai gaya bekerja menarik ini?”
Anda dapat memulai gaya bekerja workload management dengan mengetahui poin-poin berikut:
Permintaan perusahaan dan customer semakin tinggi dari hari ke hari. Maka, sangat penting bagi karyawan untuk menanamkan tekad yang kuat dalam mencoba dan belajar hal-hal baru yang mempengaruhi gaya bekerja karyawan Anda.
Bila Anda menerapkan workload management dalam kehidupan kerja dan dalam tim, jadikanlah perubahan ini sebagai motivasi dan tantangan untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang berada dalam liga yang sama dengan Anda. Maka, mulailah perubahan ini dengan niat.
Maju ke langkah selanjutnya. Workload management berbicara mengenai cara terefektif yang karyawan pilih untuk menangani beban kerja yang sudah menjadi kewajiban. Namun, sebelum menangani beban kerja tersebut, tentu Anda harus mengetahui seluk-beluk mengenai karakter Anda sendiri maupun tim Anda dalam bekerja.
Sangat penting untuk memahami ritme kerja, ketahanan mental, dan kompetensi, sebelum menentukan gaya kerja apa yang harus diubah atau dipelajari dalam menangani beban kerja.
Hal yang sama berlaku dengan target dan deadline dari beban kerja yang harus Anda dan tim harus kerjakan. Sangat penting untuk mengatur jadwal dan target dari beban kerja oara karyawan.
Sangat disarankan untuk mengatur hal-hal tersebut dengan to-do list, menyusun skala prioritas dari yang tertinggi sampai terendah, untuk mengetahui sebesar apa tenaga dan kemampuan yang harus dicurahkan dalam setiap pekerjaan.
Hal ini sangat bermanfaat, supaya Anda dan karyawan tidak menumpahkan sebagian atau bahakan seluruh tenaganya secara acak kepada pekerjaan apapun tanpa tahu skala prioritas dan hal yang harapkan dari beban kerja tersebut.
Sebagai team leader, Anda dapat berinsiatif untuk memberitahu alasan tersebut kepada anggota tim, sekaligus mengapresiasi dan memotivasi mereka. Ingatkan bahwa mereka punya potensi atau skill dalam bidang ini, dan Anda berharap yang terbaik dari mereka.
Hal terakhir yang harus Anda lakukan untuk memaksimalkan workload management adalah memperkaya alat dan fasilitas yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Seringkali, seorang karyawan merasa penting untuk mempelajari skill-skill baru dan metode kerja baru secara berkala. Namun, efisiensi dalam penggunaannya pun diperlukan.
Anda juga bisa metode-metode yang dianjurkan oleh Andrew Stellman, seperti Kanban, 80/20 model, atau Eisenhower Priority Matrix. Metode-metode ini dapat menjadi pendamping dari gaya kerja yang telah Anda miliki sebelumnya. Tentu skill ini bukan hal yang mudah untuk dipelajari. Namun, Anda bisa meminta bantuan berupa bimbingan dari profesional.
***
Riliv for Company memiliki program kerjasama Employee Assistance Program sebagai berikut:
- Konseling karyawan langsung melalui chat tanpa harus repot mengatur jadwal bertemu untuk konsultasi psikologi online
- Kelas untuk karyawan dari pakar dunia psikologi, karir, dan mindfulness untuk menemukan performa maksimal dari karyawan Anda
- Konten mindfulness berupa audio guide mindfulness content untuk menciptakan fokus dan keseimbangan dalam bekerja dan beristirahat
- Asesmen psikologis yang terpercaya sehingga Anda bisa memastikan masalah apa yang dihadapi untuk menentukan solusi tepat guna
- Harga terjangkau karena Anda akan langsung mendapatkan semua paket dalam harga yang masuk akal
- Produktivitas terjaga karena karyawan tidak perlu meluangkan waktu pergi atau meditasi yang lama.
Bila Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Riliv for Company demi investasi kesehatan mental para karyawan Anda, kontak Taya – 0895-6097-98517 atau Indra 0857-8587-5736 untuk informasi lebih lengkap tentang motivasi karyawan dan peningkatan produktivitas karyawan.
Disadur dari:
- https://www.smartsheet.com/content/workload-management
Ditulis oleh Rachel Emmanuella
Baca juga:
Lakukan Manajemen Stres Kerja Jika Tidak Ingin Masalah yang Lebih Besar!
